Как успевать больше: 5 методов организации времени
11 сентября 2018
0

Иногда так сложно начать рабочий день, ведь вокруг нас миллион отвлекающих факторов. Многие бизнес-тренеры уверены, что ошибки в организации рабочего процесса часто связаны с тем, что мы не рассматриваем время как осязаемую величину. Как научится планировать так, чтобы все успевать? Существует много методов, сегодня рассказываем о пяти: они помогут грамотно спланировать день, избежать выполнения ненужных задач и вовремя сделать паузу, чтобы отдохнуть.

МАТРИЦА ЭЙЗЕНХАУЭРА

Фото: @viktoria.dahlberg

Наверняка у вас такое бывало: весь день вы выполняете срочные мелкие дела, а под вечер обнаруживаете, что к важным задачам так и не успели приступить. Техника «Матрица Эйзенхауэра» помогает правильно расставить приоритеты и научиться отличать важное от срочного, а не очень срочное от неважного.

Матрица состоит из 4 блоков:

Срочные и важные задачи
Это вещи, которые должны быть сделаны обязательно. Например, сходить к врачу, оплатить счета, ответить на важное письмо или отправить клиенту готовый проект. Если вы строите рабочий процесс правильно, этот квадрат остается пустым, а важные задачи выполняются заранее и без спешки. Если же перед вами стоит срочная и важная задача, логично, что ее нужно выполнить в первую очередь.
Несрочные, но важные задачи
Этот квадрат самый важный. Сюда попадают те задачи, которые помогают достигать поставленных целей. Некоторые ошибочно думают, что выполнение важных несрочных задач можно отложить. В этом и заключается главная ошибка тех, кто вечно ничего не успевает. Вывод — планируйте дела из этого квадрата заранее.
Срочные, но неважные задачи
В течение рабочего дня каждый из нас сталкивается с десятком таких задач. Коллега попросил о помощи, раздался неожиданный телефонный звонок, написал старый друг. Важно понимать, что такие дела могут подождать. Выделите на них определенное время или делегируйте.

Несрочные и неважные задачи
Это все, что отвлекает нас от рабочего процесса. Просмотр социальных сетей, часы, проведенные за чтением ненужных статей и многое-многое другое. Отказаться от этого сложно, поэтому  выделите определенное время в течение рабочего дня и без угрызений совести листайте ленту Инстаграм, когда все важное уже сделано.
ТЕХНИКА POMODORO

Фото: @anitayokota

Этой технике больше 30 лет, но она до сих пор пользуется популярностью и доказывает свою эффективность. Забавное название метод получил потому, что в 1980 году студент Франческо Чирилло, задумавшись, на что он тратит все свое время, использовал кухонный таймер в виде помидора. Франческо засек отрезок времени в 10 минут и постарался сфокусироваться на учебе, ни на что не отвлекаясь. Спустя годы отрезок времени в классическом методе стал равен 30 минутам и получил название «помидор».
Каждый «помидор» равен  25 минутам работы и 5 минутам отдыха. Составьте список задач на день, установите таймер на 25 минут и начинайте работать. Звонок таймера означает наступление 5-минутного отдыха — отложите рабочие дела и расслабьтесь. Затем снова приступайте к работе.
Техника Pomodoro помогает сконцентрироваться на работе и оценить, сколько времени вы в среднем тратите на ту или иную задачу.
Засекать промежутки времени можно с помощью приложений на телефоне. Например, Flat Tomato или Forest, в котором вы сажаете дерево каждый раз, как принимаетесь за работу. А если отвлекаетесь или открываете другое приложение, дерево погибает. В двух приложениях вы можете устанавливать свои промежутки времени, они совсем не обязательно должны быть равны 30 минутам.
МЕТОД «АБВГД»

Фото: @jasminedowling

Метод расстановки задач по степени важности. Составьте список дел на день и задайте каждой из них приоритет.
Задачи типа «А» — те, которые нужно сделать в первую очередь. Если их несколько, расставьте приоритеты и здесь: А-1, А-2 и так далее. Не приступайте к выполнению следующих задач, пока все из этой группы не будут выполнены.
Задачи типа «Б» — их нужно сделать, но если сегодня вы не успеете, то ничего страшного не произойдет. Тем не менее, не затягивайте с такими задачами.
Задачи типа «В» — такие задачи чаще всего не оказывают никакого влияния на вашу работу. Это может быть звонок другу или обед с коллегой. Но для вас они тоже важны, поэтому не стоит каждый день жертвовать личным ради работы.
Задачи типа «Г» — эти задачи можно и нужно делегировать. Если рабочий процесс построен правильно, вы делегируете задачи типа «Г» для того, чтобы высвободить себе время на выполнение задач типа «А», ведь их можете сделать только вы.

Задачи типа «Д» — задачи, которые потеряли свою актуальность или не важны именно сейчас. Их можно с легкостью удалить из вашего списка дел на сегодня.

100 BLOCKS A DAY

Фото: @jasminedowling

«Сто блоков в день» — скорее не техника, а упражнение, которое позволит наглядно оценить, какими делами наполнен ваш день. Тим Урбан, автор сайта Wait But Why и эксперт в области прокрастинации, предлагает разделить свой день на блоки длиной в 10 минут. У каждого из нас в среднем есть 1000 минут на бодрствование, поэтому получится квадрат из 100 блоков по 10 минут (его можно скачать на сайте). Присвойте каждому делу цвет (например, время с семьей — желтый, работа — красный, социальные сети — фиолетовый, время на себя — зеленый и так далее) и закрасьте все блоки исходя из того, сколько времени вы хотели бы тратить на каждое из этих дел в идеале. А затем вспомните, как прошел ваш вчерашний день и отобразите его на новом квадрате из 100 блоков. Наверняка, он будет очень отличаться от идеального. Ну что ж, есть над чем работать!
Как только вы начнете относиться ко времени как к осязаемой величине, вам захочется заполнять его только полезным и приятным.
СНАЧАЛА СЪЕШЬТЕ ЛЯГУШКУ

Фото: Pinterest

Смысл техники «Сначала съешьте лягушку» состоит в том, чтобы начинать рабочий день с самых трудных задач. Попробуйте расправиться с ними с самого утра и вы удивитесь, сколько у вас сил и мотивации, а впереди еще целый день, наполненный приятными делами! Если же систематически откладывать сложное и неприятное на потом, напряжение будет только накапливаться.

НЕСКОЛЬКО СОВЕТОВ

Конечно, нет идеальной техники или метода, который подошел бы абсолютно всем. У каждого из нас разный темп работы и разный подход к организации времени, у всех бывают дни, когда даже четко составленный план не ладится с самого утра. Это не страшно, если вы прислушиваетесь к себе, объективно оцениваете ситуацию и не вините себя за каждую невыполненную задачу. Вот несколько важных советов, которые хотелось бы дать напоследок:
Умейте говорить нет. Отказывайтесь от задач, внезапных дел и просьб, которые не представляют для вас ценности и мешают рабочему процессу.
Наведите порядок. Порядок на столе — порядок в голове. Это простое правило и правда работает.
Вспомните о мотивации. Если вы никак не можете выбраться из-под горы навалившихся дел и чувствуете растерянность, не зная, как к ним подступиться, вспомните, зачем вы все это делаете. Приносит ли выполненная работа удовлетворение, помогает ли вашей самореализации? Положительные ответы на такие простые вопросы расставляют все на свои места и придают сил спокойно двигаться дальше.
Не забывайте отдыхать и не работайте по выходным. Останавливайте себя, если заработались до позднего или взяли много работы на выходные. Даже если кажется, что силы еще есть. Лучше приберегите их для завтрашнего дня.
Ставьте конкретные цели и задачи. Четко сформулированных целей легче добиться. Сложные и непонятные задачи делите на подпункты и постепенно отмечайте их выполнение.
Не бойтесь делегировать. Рано или поздно работы станет больше, чем вы можете успеть сделать. Не бойтесь передать часть обязанностей тем, кто тоже сможет с ними справиться.
Смиритесь с тем, что вы не успеете всего на свете. Конечно, каждый мечтает о том, чтобы в конце дня напротив каждого дела в ежедневнике стояла размашистая галочка. А вечером хорошо бы успеть на тренировку, встретиться с близкими и провести время наедине с собой и книгой. Такие дни и правда бывают, но не всегда. Примите это и постарайтесь найти баланс между действительно важными вещами и теми, которые сегодня могут подождать.
Автор: Катя Самохина
Фото: @urbanoutfittershome

Комментировать



Оставить комментарий